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Text File  |  1994-09-08  |  7KB  |  114 lines
  1.                       Time Planner Deluxe 2.0
  2.                           by Lisa Ramaglia
  3.  
  4.     Time Planner Deluxe is a smart way for the small business owner
  5. to manage time.  Time Planner keeps track of multiple projects for
  6. various clients, keeps track of the hours spent on a project, and at
  7. which rate of pay.  It will also keep account of your employees'
  8. schedules and to which projects they have been assigned.  Time
  9. Planner will schedule meetings so they do not conflict.  Then, it
  10. will print out a report that summarizes this information.  Let's say
  11. for instance, you run a construction company.  With Time Planner,
  12. through the use of notes and folders, you can schedule meetings with
  13. potential customers to discuss possible projects.
  14.  
  15.     Notes are put into a folder, including job description,
  16. hours/days to complete the project, hourly/daily rate of pay, which
  17. employees will work on the job, and what their jobs will entail.
  18. With this information, you can create a schedule on the calendar,
  19. review time and cost information in the form of a report or chart,
  20. and see whether or not the project conflicts with other projects on
  21. the timeline.  The program is formatted for use in Windows' easy
  22. click-button style.  A mouse is definitely useful, and recommended.
  23.  
  24.     When you start up the program, you see a full screen with all
  25. the options shown in a large window.  Choices for viewing files are
  26. in picture buttons at the top of the window.  A click can change the
  27. format.  All information for a client may be entered into the phone
  28. list, including separate work and home addresses.  Does your client
  29. have a modem?  A simple click and you're on your way to accessing
  30. your client without leaving the program.  To begin planning your
  31. time, you need to create a folder.  Then make your notes using the
  32. note feature.  There are easy to use note templates to help you
  33. create notes.  You might have a note for a meeting you don't want to
  34. miss.
  35.  
  36.     Do you have a certain employee you want on the job?  Write a
  37. note to schedule him in.  Notes may be used to describe the
  38. project's features, the hourly rate, and when the job will begin.
  39. To see how your job is progressing, select the Browse feature.
  40. Here, you can see all of your notes and folders, and may assign
  41. various notes to different folders.  This feature comes in handy
  42. when organizing projects.  Do you need to know if Jake is available
  43. to plan this new job?  Switch to Calendar, select the day you want
  44. the job to start, and see if Jake is listed there for another job.
  45. If he is, reschedule the new job for another day, or schedule
  46. someone else for the existing job.  When scheduling a meeting, use
  47. Calendar to see if all employees have that time free.  With this
  48. feature, appointments can be seen at a glance for the day, week, or
  49. month.  Calendar also has all major holidays taken into
  50. consideration.  If you have special office holidays, add them to the
  51. list of holidays.  Calendar assumes that your business hours are
  52. Monday through Friday, 9 to 5, but this can be changed to meet your
  53. business needs.  With Calendar, events can be recorded as they
  54. happen.  This feature is perfect for consultants who need to keep
  55. track of every minute.  You've scheduled a job to start tomorrow and
  56. run for three weeks.  To see if this interferes with a current job,
  57. select the Timeline feature and see if any of the blocks overlap.
  58. Timeline displays horizontal bar graphs, grouped by folder
  59. assignments.  Conflicting assignments will be noticeable at a
  60. glance.
  61.  
  62.     Do you need to know how a job is progressing?  When it was
  63. finished?  How long it took?  How much money the job paid?  Select
  64. the Report feature.  It provides all that information in spreadsheet
  65. form.  You can show all folders at once, and have it calculate the
  66. revenue for several projects, say for the month of July.  Does your
  67. accountant need this information?  Print him out the report.  You'll
  68. show him your hours, rate, who worked on the project, and any other
  69. pertinent information that might be included in the report.
  70.  
  71.     The graph feature can show how hours spent measure up to revenue
  72. collected.  It will create vertical graphs comparing the two, either
  73. for the week or for the duration of the project.  These graphs can
  74. be printed as long as your printer is supported by Windows and will
  75. print graphics.  I found this program easy to use.  Starting up the
  76. sample and working through the tutorial in the manual takes away the
  77. overwhelming feeling of confusion you might get with the numerous
  78. features in this program.  If you have a business that could use
  79. these features and need a way to keep track of your time, I highly
  80. recommend this program.
  81.  
  82.     The package states that this program was selected for use by the
  83. US Air Force, and over 70,000 copies have been purchased.  It
  84. installs simply, and provides just about every time-management tool
  85. you could hope for.  Give it a try!
  86.  
  87.  
  88.            H. M. Hinsch & Co., Inc.  Software Development
  89.                          20H Andover Circle
  90.                          Princeton NJ 08540
  91.                         Voice: (609)683-9494
  92.                          Fax: (609)683-9486
  93.  
  94.                         
  95. +-----------------------------------------------------------------------+
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  104. | < -- -- -- -- + -- -- -- -- >  the writers and the fans will be       |
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  109. |      --      \ /      --       St. Louis, MO 63122.                   |
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